Så här gjorde vi granskningen

Vi valde sex fackförbund och fackliga intresseorganisationer med över 1000 medlemmar som samlar kulturarbetare. De granskade förbunden är Teaterförbundet, Musikerförbundet, DiK, Symf (Sveriges yrkesmusikerförbund), Sveriges Författarförbund och Sveriges Arkitekter.

Efter att ha bett förbunden att skicka och/eller muntligt kommentera sina policies kring intern och extern representation och alkohol i samband med dessa tillfällen, framkom det att DiK och Författarförbundet har egna skriftliga policydokument kring alkohol (båda) och representation (endast DiK), medan Sveriges Arkitekter tillämpar Sacos riktlinjer och Teaterförbundet, Symf och Musikerförbundet helt saknar nedtecknade regler och i stället utgår ifrån muntlig praxis. Budget och frekvens för representation som exempelvis personalfester skiljer sig åt förbunden emellan, men vi valde att i granskningens första skede undersöka förekomsten av nedtecknade policies.

Av de tillfrågade förbunden svarade samtliga.

Så här ser förbundens riktlinjer kring alkohol och representation ut:

Teaterförbundet
Antal medlemmar: 8252.
Antal anställda: 17.
Antal i styrelsen: 15.
Policy för representation och alkohol: Inga nedskrivna regler. Enligt muntlig policy för representation ska återhållsamhet generellt råda och förtäring riktar sig huvudsakligen till förbundets medlemmar vid möten och andra gemensamma sammankomster. Förbundsstyrelse bjuds på en enkel lunch i samband med sammanträden. Interna arbetsluncher förekommer undantagsvis. Externa gäster kan vid tillfälle bjudas på lunch/middag i samband med arbetsmöten. Återhållsamhet råder vad gäller alkohol, men det kan hända att förbundet betalar för alkohol vid särskilda tillfällen av intern/extern representation. Förbundet bjuder vid dessa tillfällen som regel på två glas vin/öl. Med särskilda tillfällen menas i detta fall exempelvis samling av medlemmar vid riksstämma med tillhörande middag, avdelningskonferens eller liknande. Styrelse och kansli bjuds på julmiddag vid slutet på året. Förbundets policy förmedlas muntligen vid varje enskilt tillfälle. En ny sammanhållen representationspolicy är under utarbetande och kommer att presenteras för förbundsstyrelsen vid sammanträdet i mars.

Musikerförbundet
Antal medlemmar: ca 3000.
Antal anställda: 15.
Antal i styrelsen: 7 plus 4 suppleanter.
Policy för representation och alkohol: Inga nedskrivna regler. En muntlig policy finns både för alkohol och representation, vilken enligt ordförande är mer ”sunt förnuft” än en policy. Den gäller två glas öl/vin och starksprit i undantagsfall, till exempel en nubbe på julfest eller en välkomstdrink vid finare tillställning. Vill vederbörande sedan ha mer alkohol går det bra att köpa i baren. För mat gäller samma som för alkohol, det vill säga måttlighet, och det är ordförandes ansvar att det inte går överstyr. Med måttlighet menas ungefär 400 kronor per person vid gemensamma måltider. Ungefär fem tillställningar per år hålls. Ett av dessa tillfällen är ett större årsmöte. Förbundet håller på att ta fram skriftliga riktlinjer för representation med alkohol. 

Symf
Antal medlemmar: 1800.
Antal anställda: 3 plus vice ordförande som går in på utökat uppdrag.
Antal i styrelsen: 7 plus 10 suppleanter.
Policy för representation och alkohol: Inga nedskrivna regler. Det finns inget tak för måltider, som hanteras efter sunt förnuft. Två glas öl/vin i samband med styrelsemöte/personalmiddag och ett glas efter förbundsmöten. Ibland facklig utbildning då det bjuds på middag och två glas öl/vin. Starksprit bjuds inte men finns att köpa. Extern representation får genomföras av kansliets personal samt förbundsordförande och vice ordförande Representation ska normalt anmälas till AU. Vid hastigt påkommet behov kan rapportering ske i efterhand. Kostnad för representation attesteras enbart när gäst samt funktion anges, vilket ska stå angivet på kvittot. Representation sker normalt med arbetslunch på ”affärsnivå” eller vid frukostmöte. Andra former ska alltid godkännas av AU. Symf:s externa representation är normalt sett alkoholfri. Avsteg ska godkännas av AU.

Sveriges Arkitekter
Antal medlemmar: 12 700.
Antal anställda: 16,8.
Antal i styrelsen: 13.
Policy för representation och alkohol: Tillämpar Sacos regler för representation och alkohol: "All representation ska ha direkt samband med Sacos verksamhet samt ske med gott omdöme, måttfullhet och till en rimlig kostnad.
All representation ska dokumenteras enligt Skatteverkets regler. Av doku­mentationen (t ex kvitto) ska framgå syftet med representationen, namn på samtliga deltagare och vilken organisation de tillhör.
Med extern representation avses representation som riktas till utomstående företrädare för organisationer och verksamheter som är av vikt för Saco.
Den externa representationen syftar till att skapa förutsättningar för gott samarbete. Antalet personer som representerar Saco ska vara väl avvägt och riktlinjen är att det inte bör överstiga antalet externa gäster.
Med intern representation avses representation som riktas till personal och till förtroendevalda utsedda av Sacos kongress. Den interna repre­sen­stationen syftar till att underlätta gott samarbete och trivsel. Intern representation är endast tillåten i form av uppvaktningar samt vid personalfester och interna sammankomster som exempelvis jullunch, personaldag och kansliinternat. Annan intern representation är endast tillåten efter samråd med ordförande eller kanslichef.
Representationsmåltider ska vara av normalstandard och inte lyxbetonade. Representation med alkohol får endast ske utanför ordinarie arbetstid samt till jullunch. Utgångspunkten är att starkare drycker än vin och starköl inte ska förekomma och riktlinjen är högst två glas vin eller öl per person och tillfälle. Alkoholfri dryck ska alltid erbjudas som ett självklart alternativ. Vid vissa större arrangemang kan även välkomstdrink serveras. Detta ska i så fall godkännas i förväg av Sacos ordförande eller kanslichef. I undantagsfall kan representation ske med starksprit, exempelvis i internationella sam­manhang, även då endast efter ordförandes eller kanslichefs godkännande.
Extern uppvaktning ska ske i begränsad omfattning och kostnaderna hållas på rimlig nivå. Det ska alltid övervägas om en gåva kan utformas som ett bi­drag till välgörande ändamål."

Sveriges Författarförbund:
Antal medlemmar: ca 3000.
Antal anställda: 9,7.
Antal i styrelsen: 11 plus upp till 4 adjungerade till styrelsemötena.
Policy för representation och alkohol: Ingen nedskriven policy för representation. "Vi har en relativt sett blygsam representation och vi har utgått ifrån att praxis ska vara måttlighet", enligt ordförande. Förbundet har dock en drogpolicy, som anger: "Förbundet bjuder inte på alkohol till vardags. Representation, medarbetarfester eller liknande kan motivera att även alkoholhaltiga drycker erbjuds, men den som svarar för arrangemanget ska då också se till att bra alkoholfria alternativ finns tillgängliga."

DiK:
Antal medlemmar: ca 20 000.
Antal anställda: 28.
Antal i styrelsen: 12.
Policy för representation och alkohol: "Begreppet representation saknar en mer bestämd definition. I allmänhet avses sedvanlig gästfrihet i form av värdskap som har ett direkt samband med ett företags verksamhet. Skatteverket har utfärdat anvisningar kring representation. Denna policy för representation har tagits fram med beaktande av Skatteverkets anvisningar.
Representation kan vara riktad utåt mot externa intressenter, s.k. extern representation eller inåt mot anställda, s.k. intern representation.
Representationskostnad kan vara kostnad för t.ex. mat, dryck, hotellrum, resor, underhållning, biljetter, personalfester, gåvor till gäster, gåvor till anställda och liknande.
Det primära kravet vid representation är att den har ett omedelbart samband med verksamheten. Kravet gäller både tidpunkten och platsen för representationen och de personer mot vilka representationen riktar sig.
Allmänt gäller att all representation ska ske med måtta och att kostnaderna ska hållas inom rimliga och försvarbara gränser. Försiktighet bör också iakttas beträffande ofta återkommande representation mot en och samma person eller grupp av personer. Vi ska också säkerställa att de externa leverantörer (restauranger/catering etc) vi använder oss av ska ha kollektivavtal för sina medarbetare.
Följande riktlinjer för kostnader och omfattning bör tillämpas vid DiKs representation.
Då DiK är en ideell organisation är det av stor vikt att DiK kan stå för den representation som utförts, dels gentemot våra medlemmar som indirekt bekostat representationen, och gentemot styrelsen. Den representation som utförs ska också följa DIKs värderingar.
All extern representation ska vara godkänd i förväg av respektive chef utifrån satta ramar.
Drycker med alkoholhalt över 15 % får inte ingå i DiKs representation.
Undantagsvis kan avsteg från denna huvudregel få göras vid tillfällen då DiK är värd för internationella gäster eller vid andra särskilda tillfällen.
Vid externa konferenser eller liknande kan ett glas öl eller vin/ person tillåtas efter samråd med närmaste chef utifrån satta ramar. Utifall att vi faktureras kostnaderna för dryck.
Gåvor vid extern representation (födelsedag/pension/avtackning/etc?) får inte överstiger 450 kr inklusive mervärdesskatt.
För att undantag ska medges krävs godkännande i förväg av VD.
Intern representation ska vara alkoholfri. Vid konferenser, personalfester och liknande kan ett glas öl eller vin/ person tillåtas efter samråd med närmaste chef.
Huvudregeln är att all representation ska vara kostnadsmedveten. Vad som ska betraktas som godtagbara och därmed maximalt tillåtna representationskostnader beslutas av respektive chef, enligt "farfarsprincipen".
Riktlinjer för kostnader för mat:
Intern:
Lunch 200 kr plus moms
Middag 200 kr plus moms
Extern:
Lunch 300 kr plus moms
Middag 300 kr plus moms"

Grunden i vår journalistik är trovärdighet och opartiskhet. Sveriges Radio är oberoende i förhållande till politiska, religiösa, ekonomiska, offentliga och privata särintressen.
Du hittar dina sparade ljud i menyn under Min lista