Har inte koll på handlingar.

Inkommande handlingar på drift hos Sida - JK kritiserar pappershanteringen

Statens biståndsmyndighet, Sida, har tappat kontrollen över de handlingar och dokument som har kommit in till myndigheten de senaste åren. Och det här är allvarligt, enligt justitiekanslern Göran Lambertz.

I början av april fanns det 7 000 handlingar med sammanlagt 12 000 dokument på Sida som inte hade bokförts eller registrerats så som lagen föreskriver.

En del av problemet beror på att Sidas tjänstemän struntat i att registrera allmänna handlingar och låtit dem ligga kvar på skrivbord och i datorer och bokhyllor.

– Det har varit ett bekymmer, ja. Det är ju alltid bekymmersamt om du inom en myndighet inte har fullständig pejl på alla inkommande dokument och var de ligger i organisationen. Du måste ju hela tiden veta det. När du inte har ett system som fullt ut ger dig den kunskapen blir det ett bekymmer, säger Sidas avgående generaldirektör Maria Norrfalk.

Offentlighetsprincipen sätts ur spel
Offentlighetsprincipen är en hörnsten i ett demokratiskt samhälle. Den finns inskriven i svensk grundlag sedan 240 år och tanken är bland annat att den ska garantera allmänhetens insyn i riksdagens, regeringens och myndigheternas arbete, och med det i bästa fall minska möjligheterna för mygel och korruption.

Här spelar handlingsoffentligheten en central roll. Vem som helst har rätt att få läsa myndigheternas papper, och för det mesta behöver man inte ens säga vem man är. Men om inte ens myndigheten själv har kontroll över sina papper fungerar inte offentlighetsprincipen som den ska.

På Sida började problemet med att man för några år sedan skaffade ett nytt elektroniskt system för att hantera handlingar. Man satsade sedan miljonbelopp på att försöka modifiera det så att det skulle passa Sidas särskilda behov. Men förra sommaren slutade alltihop i en stor krasch.

Konsulter har tagits in
Sida har tvingats ta in dyra konsulter för att reda ut eländet och just nu sitter också särskilt inhyrd personal, bland annat jurister som extraknäcker, och försöker arbeta sig igenom och registrera de 12 000 dokument på myndigheten som fortfarande ligger utanför systemet. Det ska vara klart till midsommar.

Samtidigt har det visat sig att mängder av tjänstehandlingar har flutit omkring oregistrerade hos Sidas tjänstemän, på skrivbord och i datorer och bokhyllor.

Offentlighetsprincipen har fram till att det här upptäcktes inte varit en prioriterad fråga på Sida, och arkivpersonalen har inte sällan tvingats springa runt på avdelningarna och manuellt försöka hitta handlingar som har varit på drift.

Jan Mosander
jan.mosander@sr.se

Grunden i vår journalistik är trovärdighet och opartiskhet. Sveriges Radio är oberoende i förhållande till politiska, religiösa, ekonomiska, offentliga och privata särintressen.
Du hittar dina sparade avsnitt i menyn under "Min lista".